Biroul agil: cum puteți lua decizii mai bune pentru un viitor de succes
Fie în depozit, în zona de producție și dezvoltare sau în domeniul managementului clienților: luarea deciziilor corecte într-un timp scurt nu a fost niciodată atât de importantă ca acum. Dacă vă bazați ședințele, procesele de lucru și echipamentele pe principiul Agile Work, aveți un avans important în cursa pentru clienți, inovații și sustenabilitate.
Nesiguranța ca principiu de amenajare: pentru ce am nevoie de un birou agil?
Toată lumea pare să vorbească despre Agile Work și termeni precum Scrum. Fiindcă digitalizarea progresivă dă peste cap modurile de lucru și structurile organizaționale bine-cunoscute – în orice domeniu, în orice formă de funcționare.
Acolo unde, în trecut, predominau duratele lungi ale proiectelor, exercițiile financiare previzibile și procesele clar delimitate, astăzi mediul de afaceri se confruntă cu nesiguranță, cicluri de dezvoltare și cicluri de viață ale produselor tot mai scurte, cerințe tot mai exigente ale părților interesate, precum și comunicarea constantă și sincronizarea economiei digitale.
În aceste condiții, procesele tradiționale de lucru și cele privind proiectele nu mai au prea multe șanse de succes. Industria software a fost prima care a recunoscut acest lucru și a formulat dezvoltarea agilă a produselor aplicând principiile Scrum, care a fost preluată, la scară largă, ca model pentru toate tipurile de structuri organizaționale și procese privind proiectele.
Companiile agile sunt caracterizate de cel mai înalt nivel de flexibilitate și de o gândire bazată pe rețele:
- Se lucrează în (sub-)echipe, în paralel, la mai multe etape ale proiectului, iar planificarea proceselor se adaptează constant
- Membrii proiectului lucrează în echipe interdisciplinare, își asumă diferite roluri și sunt flexibili în ceea ce privește preluarea sarcinilor
- Grație activităților parțiale clar definite (din punct de vedere al conținutului și al timpului), care implică rezultate încă deschise, timpul necesar pentru proiecte și sarcini scade la minim, iar calitatea rezultatelor crește
- Modificările, situațiile neprevăzute sau noile contribuții pot fi anticipat și se poate reacționa la ele în mod flexibil și transparent
- Comunicarea consecventă cu toți cei implicați și cu clienții previne dezvoltări greșite sau presupuneri incorecte
Structurile tradiționale de birouri, cu posturi de lucru fixe, birouri individuale și tehnologie de prezentare învechită sunt în mod evident nepotrivite pentru toate aceste caracteristici. Fiindcă, doar dacă toți cei implicați în proces sunt bine informați, factorii individuali ai companiei agile se armonizează. De aceea, biroul agil trebuie să dispună de elemente de amenajare, care să susțină principiile Scrum și Agile:
- Proiectare deschisă și flexibilă a spațiilor, pentru reunirea echipei de proiect și pentru comunicare rapidă
- Accesorii pentru vizualizare și prezentare în toate punctele de întâlnire
- Diferite puncte de întâlnire pentru comunicare formală și informală (sală de conferințe vs. tejghea)
- Posturi de lucru diferite (birou, foaier, stație de lucru în picioare) pentru diverse etape de lucru
- Combinație optimă de accesorii analogice și digitale pentru vizualizare și prezentare
Scrum în biroul agil: mai puține ședințe, mai multe rezultate
Succesul conceptului Scrum se bazează pe ideea că rezultatele de succes ale unui proiect nu pot fi planificate cu certitudine de la început. Mai mult decât atât, se dezvoltă o viziune a rezultatului, rezultată din analiza consecventă a nevoilor clienților.
Pe parcursul dezvoltării, această viziune, care se reflectă într-o planificare superioară (așa-numitul Product Backlog), este adaptată constant la situațiile efective, cu ajutorul rezultatelor intermediare și al deliberărilor detaliate, respectiv al etapelor de proiect (Sprint Backlog).
În alte cuvinte: prin împărțirea în etape intermediare, alocarea unor roluri clare și cu instrumentele potrivite pentru documentare și vizualizare, proiectele foarte complexe nu devin mai puțin complexe, ci mai tangibile și mai ușor de implementat.
Un element central al Scrum este reprezentat de patru evenimente, numite ședințe, în cadrul cărora membrii echipei Scrum își împărtășesc munca și rezultatele acesteia cu colegii lor și cu alți participanți importanți. Ceea ce este special la aceste ședințe, este gradul lor ridicat de formalizare:
- Fiecare eveniment are un subiect specific și implicit un conținut stabilit cu exactitate
- Fiecare eveniment se concentrează exclusiv pe acest subiect
- Fiecare eveniment are un interval de timp impus, care nu este depășit
- Fiecare eveniment este clar integrat în planul de desfășurare a proiectului
Pe cât de simple par aceste reguli, pe atât de revoluționare sunt în comparație cu cultura tipică a ședințelor. De aceea, în special în faza inițială a drumului spre organizația agilă, este nevoie de un moderator și un coach puternic, care să coordoneze tranziția. În terminologia Scrum, acest rol poartă denumirea de Scrum Master.
Acesta nu este responsabil doar de buna desfășurare, ci inclusiv de asigurarea condițiilor-cadru necesare pentru cele patru tipuri diferite de ședințe. Iar acestea depind și de echipamentele de birou.
Echipamente de birou pentru o muncă agilă: patru scenarii, patru cerințe privind amenajarea
Chiar dacă cele patru tipuri de ședințe, conform metodei Scrum, reprezintă doar o parte a modului de lucru agil, ele reprezintă un exemplu perfect al interacțiunii dintre condițiile-cadru stabilite, amenajare și decizii în compania modernă.
Sprint Planning presupune conturarea următoarei faze de proiect (Sprint) sub formă de obiective și sarcini (Tasks). Această întâlnire, la care participă toate rolurile din Scrum Framework (factorul de decizie, denumit Product Master, Team și Scrum Master), durează maximum două ore pe săptămână de Sprint și ar trebui să se desfășoare într-o sală de proiect amenajată optim, cu o suprafață de lucru suficient de mare și tehnologie modernă pentru prezentare.
Daily Scrum este o ședință zilnică de deschidere, la care participă echipa Scrum și Scrum Master. Aceasta durează doar cel mult 15 minute, iar în cadrul ei se stabilesc realizările sau nerealizările din ziua precedentă și cum urmează să se desfășoare ziua de lucru care urmează. Această întâlnire are loc în picioare, pentru a respecta durata scurtă. O tejghea este un punct de întâlnire perfect, iar un așa-numit taskboard este aproape obligatoriu pentru reprezentarea clară a sarcinilor îndeplinite și a celor curente.
În cadrul Sprint Review se trag concluziile intermediare la finalul unui Sprint. Caracteristica specială constă în culegerea de feedback de la client, cu privire la stadiul actual al produsului/proiectului și folosirea acestuia pentru planificarea următoarei etape. Această ședință, de maximum o oră pe săptămână de Sprint, ar trebui să aibă loc într-o sală de conferințe reprezentativă, în care clientul să rămână cu o impresie bună despre companie. Și în acest caz este indispensabilă cea mai modernă tehnologie pentru prezentare și moderare.
Retrospectiva Sprint oferă, de asemenea, posibilitatea de a trage concluzii cu privire la Sprintul anterior, însă este și un eveniment intern de echipă, în cadrul căruia se discută modul de lucru al echipei și care reprezintă un spațiu pentru critică și introspecție. Această întâlnire de 45 de minute ar trebui să se desfășoare într-un mediu plăcut, protejat, departe de postul de lucru efectiv și de sălile de ședințe „oficiale”. Colțurile din foaier, cu mese și fotolii de bistro, reprezintă o opțiune potrivită.
Sunteți pregătiți pentru biroul agil? Cu ce amenajați companiile moderne
Combinația optimă de accesorii analogice și digitale pentru vizualizare și prezentare din biroul agil nu ar trebui subestimată. Atunci când vizualizarea și comunicarea devin elemente centrale dominante, clasicele seturi de panouri whiteboard și seturi de flipchart recapătă o nouă importanță.
În calitate de așa-numit taskboard, care este structurat conform principiilor panoului Kanban, panoul whiteboard reprezintă un accesoriu pentru vizualizare clară, pe care pot fi definite și atribuite sarcinile zilnice sau secțiuni mai mari de planificare.
În consecință, acestea ar trebui să fie puse la dispoziție într-un mod vizibil și util, în locurile unde se întâlnesc (zilnic) echipele – adică nu doar în sala de conferințe sau într-un birou individual, ci inclusiv lângă o tejghea sau un punct de întâlnire.
Bineînțeles, biroul agil prosperă datorită rețelelor digitale. Planificările și documentațiile sunt elaborate în colaborare, folosind instrumente digitale. De aceea, tehnologia mobilă este atât de importantă – tablete, notebook-uri, smartphone-uri.
Le puteți completa, în biroul agil, cu accesorii pentru prezentare și instrumente de lucru, precum suportul de masă pentru tabletă GO-TO™ sau kitul Capture APP, cu care puteți digitaliza perfect imagini analogice de pe panourile whiteboard.
Formulare clară pentru viitor: o moderare mai bună înseamnă reacții mai bune
Deviza Agile Work este: vorbim mai puțin, spunem mai mult, facem mai mult. Prin urmare, măsurile de formare în domeniul comunicării și o nouă cultură a ședințelor reprezintă componente importante ale organizației agile. Toate necesită exercițiu, implicare și timp.
Ne bucurăm să vă ajutăm și personal să alegeți echipamentele potrivite pentru biroul dumneavoastră agil. Nu ezitați să ne contactați.
