Planificarea și efectuarea eficientă a inventarului

Inventarul regulat în întreprinderea dumneavoastră vă ajută să determinați „stocul real” actual. În timpul inventarierii se înregistrează toate bunurile materiale (inventar fizic), activele circulante imateriale și datoriile (inventarul contabil), precum și bunurile din activele fixe mobile, adică vehicule, mașini și echipamente operaționale (inventarul activelor).

Cel puțin o dată pe an, la o dată fixă, faceți inventarul pentru a vă asigura că înregistrarea continuă a intrărilor și ieșirilor din sistemul dumneavoastră de gestiune a mărfurilor, precum și contabilitatea din întreprinderea dumneavoastră sunt corect efectuate.

Pe scurt, inventarul efectuat regulat în întreprinderea dumneavoastră:

Inventarul anual servește, de asemenea, ca modalitate de control pentru Administrația Fiscală. Și pentru întreprinderea dumneavoastră, inventarul este un mijloc important de verificare a contabilității interne și de comparare a stocului nominal cu cel real.

Administrația Fiscală prescrie un inventar pentru întreprinderea dumneavoastră dacă aceasta trebuie să întocmească un bilanț. Cu toate acestea, chiar și pentru întreprinderile mai mici, care nu sunt obligate să întocmească un bilanț, inventarul voluntar este util pentru verificarea situației financiare reale.

Sfatul experților: În cadrul inventarului, concentrați-vă nu doar pe mărfurile din depozit. Și mărfurile de tip C, adică articolele care nu creează direct valoare în întreprinderea dumneavoastră, ar trebui înregistrate. Aici intră, de exemplu, articole de birotică și agenți de curățenie.

În principiu, inventarul este necesar în momente diferite: punctual, la înființarea întreprinderii și în cazul schimbării conducerii, precum și regulat, la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar.

Pentru majoritatea întreprinderilor, exercițiul financiar se suprapune cu anul calendaristic; de aceea, data limită pentru inventarul anual cade deseori în data de 31 decembrie. De regulă, este imposibil ca inventarul să se efectueze într-o singură zi. Prin urmare, diferitele tipuri de inventar permit efectuarea unui inventar înainte sau după închiderea exercițiului financiar (a se vedea tipuri de inventar).

Inventarul cu dată limită este cel mai des întâlnit tip de inventar. Este vorba de un inventar complet, care se efectuează la data limită a bilanțului.

Este permisă amânarea inventarului cu maximum zece zile înainte sau după data limită a exercițiului financiar. În acest caz, orice modificare a cantității și a valorii bunurilor în decursul acestor zile trebuie recalculată sau actualizată la stocul real la data limită a bilanțului, pe baza documentelor.

Atenție: Nu este vorba de inventariere prin sondaj, în cadrul căreia inventarul se face prin eșantioane reprezentative. Acest tip de inventar trebuie să fie solicitat în mod oficial de către Administrația Financiară și este aprobat doar pentru întreprinderi foarte mari, în anumite condiții.

În cazul inventarului permanent, înregistrați stocul pentru diferite grupe de mărfuri în zile diferite, de-a lungul anului. O dată pe an, la o dată limită stabilită a bilanțului, se efectuează un inventar fizic al tuturor grupelor de mărfuri, pentru a compara stocul nominal cu stocul real. Pentru a economisi resurse și timp, puteți alege o zi în care nivelul stocurilor din depozit este scăzut.

Acesta este un tip de inventar decalat în timp. În cazul inventarului reprogramat, inventarul poate fi efectuat fie cu trei luni înainte, fie la două luni după data limită a bilanțului. Cu toate acestea, stocul real la data închiderii exercițiului fiscal rămâne decisiv. Acesta trebuie actualizat sau recalculat din punct de vedere valoric.

Inventarul reprogramat oferă un grad mai mare de flexibilitate, însă implică deseori unele capcane, deoarece orice modificare a stocului trebuie înregistrată cu exactitate, pentru actualizarea sau recalcularea corectă pe parcursul lunilor.

Atenție: Acest tip de inventar trebuie să fie solicitat în prealabil de către Administrația Fiscală.

Pentru a face inventarul în birouri, cel mai bine este să alegeți o zi în care activitatea stagnează.

Același principiu se aplică și pentru inventarierea în depozite. Aici trebuie să mai aveți un lucru în vedere: pentru inventarul fizic, este bine să alegeți un moment în care stocul este redus.

Tipurile de inventar temporizat vă oferă inițial o oarecare flexibilitate. Nu uitați totuși să rezervați niște timp pentru a calcula inventarul la data limită a bilanțului. Cu cât există mai multe zile între ziua inventarului și data limită a bilanțului, cu atât efortul depus va fi mai mare.

În funcție de mărimea întreprinderii dumneavoastră, inventarul poate dura câteva ore, o zi sau chiar mai multe zile. Dacă aveți îndoieli că terminați la timp, rezervați-vă mai mult timp, pentru a evita să faceți greșeli sub presiunea timpului.

Multe întreprinderi fac inventarul chiar în afara programului normal de lucru, pentru a se putea concentra total asupra inventarului.

Gândiți-vă dacă inventarul poate fi făcut cu proprii angajați sau dacă este nevoie să angajați asistenți pentru inventar.

Chiar dacă ajutoarele suplimentare trebuie plătite, cheltuiala merită până la urmă. Asistenții de inventar experimentați finalizează de obicei inventarul rapid și fiabil, în timp ce proprii angajați nu sunt împiedicați să își desfășoare sarcinile de lucru.

De asemenea, persoanele din exterior au o imagine obiectivă asupra situației din întreprinderea dumneavoastră, motiv pentru care observă mai ușor discrepanțele. În cazul în care efectuați inventarul împreună cu proprii angajați, plasați angajații într-un alt departament decât cel în care își desfășoară zilnic activitatea.

În timpul inventarului, angajații ar trebui să lucreze în pereche. Un angajat scrie și celălalt ia notițe. În acest fel, scădeți riscul să existe erori, iar inventarul se face mai repede.

În cazul în care decideți să angajați personal specializat pentru inventar, acesta cunoaște de obicei procedura obișnuită. În orice caz, angajaților dumneavoastră trebuie să le reamintiți regulile înainte de inventariere.

Atunci când se înregistrează articole, se recomandă să se procedeze de la stânga la dreapta și de sus în jos. În cazul în care o echipă a finalizat un domeniu, acesta ar trebui marcat corespunzător pentru a evita dublurile. Listele de inventar trebuie completate lizibil și cu litere de tipar. Dacă este necesar, stabiliți reguli pentru scrierea numerelor, astfel încât să nu apară confuzii mai târziu.